Microsoft Suisse ouvre ses portes sur un nouvel univers de travail

Hier soir, Microsoft Suisse a ouvert les portes de ses bureaux, qui ont été réaménagés, et a présenté l’univers de travail du futur. L’ouverture des nouveaux locaux est une étape importante du projet interne «Live & Work». Celui-ci s’inscrit dans la thématique du «nouvel univers de travail», sur laquelle Microsoft Suisse planche depuis des années. Il vise à accroître la productivité des collaborateurs, tout en favorisant l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. L’étude effectuée en parallèle par l’EPF Zurich montre que, désormais, les collaborateurs travaillent à domicile en moyenne un à deux jours de plus qu’avant la rénovation des bureaux. Ils se sentent ainsi plus productifs et plus satisfaits. Dans le nouvel univers de travail, l’immeuble de bureaux devient un «Social Office» et revêtira dans l’avenir aussi une importance majeure pour les collaborateurs en tant que zone de rencontre.

Cela fait des années que Microsoft Suisse étudie intensivement le nouvel univers de travail, la principale question étant de savoir comment accroître la productivité tout en améliorant la qualité de vie. La réponse de Microsoft est la suivante: en introduisant des formes de travail flexibles ainsi qu’en utilisant la confiance et la convention d’objectifs pour gérer les collaborateurs.

Des changements à trois niveaux: l’humain, les locaux et la technologie
Dans ce contexte, le projet Live & Work aborde à la fois l’humain, les locaux et la technologie, qui sont des éléments d’intégration du nouvel univers de travail. L’aspect «humain» touche des thèmes relatifs à la culture d’entreprise. Quand le travail devient décentralisé et n’est plus lié à des horaires, les mécanismes de contrôle traditionnels perdent leur importance et sont remplacés par des valeurs comme la confiance et la responsabilité. Cela présuppose que les collaborateurs et les dirigeants engagent un processus de changement encadré par le Département du personnel et soutenu par des cours ainsi que des formations. Les réunions et les discussions informelles autour de la machine à café sont complétées ou remplacées au moyen de technologies de collaboration telles que Microsoft Lync pour les réunions virtuelles, ou des solutions Cloud qui prennent en charge l’accès mobile aux données. La technologie devient une interface indispensable à des échanges productifs et sociaux, prenant ainsi une importance accrue dans la vie professionnelle décentralisée. De centre de coûts, elle devient un pilier de l’entreprise qui ne se contente pas de lui permettre de mener à bien ses activités, mais en est le moteur.

Les «locaux» sont le troisième composant. Ce dernier se reflète dans le nouvel aménagement du bâtiment de Microsoft à Wallisellen, qui s’appuie sur des concepts d’utilisation et d’aménagement modernes.

Une répartition flexible de l’espace qui voit loin
Microsoft a classé ses collaborateurs par types de travail d’après leur fonction, leur activité et leur mobilité. Dans un deuxième temps, différentes places et zones de travail ont été créées sur la base de ces typologies, en étroite concertation avec les collaborateurs. Le rez-de-chaussée et certaines parties du premier étage sont conçus pour les entretiens avec les clients et les partenaires. Cette zone a vu sa superficie tripler avec les travaux de rénovation et dispose aujourd’hui de salles de réunion et de coins-salon, que nos clients et partenaires peuvent librement utiliser.

Microsoft Suisse a mesuré le déroulement du projet en collaboration avec l’EPF Zurich à l’aide de différents instruments, notamment des enquêtes auprès des collaborateurs, des observations et l’analyse des chiffres-clés de la gestion de l’entreprise. Les connaissances acquises durant toute la durée du projet ont été renforcées par la fermeture des bureaux – une forme de travail «radicale» –, qui a accentué les expériences aussi bien positives que négatives faites avec le travail décentralisé.

Les résultats en bref:

• Les collaborateurs ont constaté une nette amélioration de leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, ce qui est avant tout imputable à une planification flexible du temps de travail.
• Le télétravail permet de travailler de manière plus efficace, concentrée et productive. Les délais peuvent être respectés plus efficacement et donc avec plus de décontraction. Aujourd’hui, les collaborateurs travaillent régulièrement chez eux un à deux jours par semaine.
• La productivité individuelle des collaborateurs a sensiblement augmenté. Durant les mois d’été où les bureaux étaient fermés, la productivité en équipe a légèrement diminué et la complication de la communication a été perçue comme disproportionnée, ce qui montre les limites du travail décentralisé.
• Les collaborateurs ont utilisé plus souvent les technologies de collaboration. Aujourd’hui, ils s’en servent de manière plus structurée et donc plus routinière et efficace.
• Le fait d’être «physiquement» ensemble prend de l’importance et ne peut pas être laissé au hasard. La fréquence et le contenu des rencontres spontanées doivent être planifiés et gérés.
• Les surfaces de bureau étant utilisées de manière plus dense et adaptée aux processus de travail, les frais liés aux places de travail et à l’entretien diminueront à long terme de 15%. Parallèlement, les collaborateurs disposent aujourd’hui de deux fois plus de place pour leurs activités. Il y a notamment 64 salles de réunion, soit 36 de plus qu’avant la rénovation.
• La zone dédiée aux clients et aux partenaires a presque triplé, passant de 1200 m à 3000 m2, ce qui donne plus d’importance aux échanges aux yeux des collaborateurs. L’existence d’étages réservés, qui sont accessibles à tous, simplifie e2t optimise sensiblement la collaboration avec les clients et les partenaires.

Le fait que les collaborateurs aient été très tôt, puis de manière continue, intégrés dans le projet Live & Work a fortement contribué à son succès. Comme précédemment, une importance majeure, mais aussi nouvelle, est attribuée à l’immeuble de bureaux. En tant que «Social Office», il est le pivot et la clé de voûte du travail en commun. Il est aussi un lieu de contact important pour les échanges sociaux spontanés. La thématique du «nouvel univers de travail» ne prend pas fin avec l’emménagement dans les nouveaux bureaux: elle se poursuit en collaboration avec les collaborateurs et veille à ce que Microsoft reste un des employeurs les plus appréciés et puisse ainsi attirer et conserver les personnes les plus talentueuses.